Delegowanie daje wolność wyboru. Nie znam lepszego sposobu, by mieć czas dla siebie, robić to, co się lubi i jeszcze na tym zarabiać. Brzmi nieźle? W takim razie zobacz, jak zacząć przekazywać zadania podwykonawcom.
Kto jeszcze mnie nie zna i nie czytał, przypomnę, że jestem zdeklarowaną minimalistką w życiu, jak i w moim małym biznesie. Oznacza to między innymi tyle, że staram się robić więcej, robiąc mniej. Jednym ze sposobów, aby to osiągnąć, jest delegowanie zadań. Poza tym pracując jako Wirtualna Asystentka, przejmuję zadania, które delegują mi moi klienci. Czasem proces ten odbywa się sprawnie, a innym razem podpowiadam im jak zacząć lub zrobić to lepiej.
W tym wpisie nie będę Cię przekonywać, że delegowanie jest dobre. Zakładam, że masz tego świadomość. Moim zadaniem będzie pokazać Ci jak w łatwy i uporządkowany sposób zacząć delegować zadania.
Zacznij od S.M.A.R.T. (ER)
Zacznijmy od tego, że zadania, które chcesz przekazać, muszą mieć kilka określonych cech. Muszą być określone, mierzalne, istotne, ważne, realistyczne i określone w czasie. Na pomoc przychodzi nam tzw. metoda S.M.A.R.T., która jest dokładnym akronimem tych cech. Innymi słowy, odpowiadamy sobie na pytania:
- Co należy zrobić?
- Kto będzie za to odpowiedzialny?
- Dlaczego zadanie należy wykonać?
- Jak wykonać zadanie?
- Kiedy zadanie ma być wykonane?
Istnieje również rozszerzona wersja tej metody, czyli S.M.A.R.T.E.R., w której zadanie powinno być też ekscytujące i zapisane. Wynika, to z psychologii i postrzegania przez nas rzeczy do zrobienia. Chętniej wykonujemy zadania, do których czujemy się zmotywowani, a jego zapisanie, czyni je dla nas ważniejszym. Do powyższych pytań dochodzą więc następujące:
- Czy to zadanie będzie motywować jego wykonawcę?
- Czy zapisaliśmy to zadanie na naszej liście?
Wskazówka: Jeżeli chcąc oddelegować zadanie, nie będziesz w stanie odpowiedzieć sobie na wszystkie powyższe pytania, to oznacza, że dane zadanie nie powinno być oddelegowane.
Poznaj 5 etapów delegowania
Zrób to, co mówię.
Na samym początku delegujesz zadania, które są opisane w dokładnie taki sposób, w jaki mają zostać zrobione. I tu bardzo ważne jest właściwe opisywanie zadań. Pamiętaj, że nikt nie siedzi w Twojej głowie i nie czyta w Twoich myślach, tym bardziej na początku współpracy. Przykład dobrze opisanych zadania:
- wypełnij dokument X (link do dokumentu) na podstawie dokumentu Y,
- przygotuj grafikę w Canvie wg. wzoru (podaj jakie elementy mają się na niej znaleźć) i zapisz ją w formacie PNG do folderu X. oraz wypełnij dokument X (link do dokumentu) na podstawie dokumentu Y.
Jeżeli nie chcesz tracić czasu na opisywanie zadań, to możesz też nagrać instrukcję lub zorganizować krótkie szkolenie.
Zanim to zrobisz, napisz mi, co zrobisz.
W kolejnym etapie przekazujesz zadania, które nie są już tak szczegółowo opisane jak na początku. Prosisz osobę, która ma je wykonać o to, żeby na bazie doświadczeń z wcześniejszym zadań powiedziała Ci, jak dokładnie wykona dane zadanie i jaki będzie efekt.
Zarekomenduj mi, co zrobisz.
Na tym etapie osoba już wie, jakie zadania może od Ciebie przejąć. Jeżeli ma dostęp do Twojej listy, to jest w stanie, zarekomendować Ci, które z nich będzie w stanie wykonać i jak to zrobi. Jednak to Ty ostatecznie decydujesz, czy chcesz, aby dane zadanie zostało oddelegowane i zrobione w sugerowany sposób, czy w inny.
Zdecyduj i informuj.
Na dojście do tego etapu potrzeba wielu miesięcy, a nawet lat wspólnej współpracy. Zadania możesz już przekazywać hasłowo, bez zbędnych szczegółów. Osoba, której delegujesz już dobrze zna Twoje mechanizmy działania i działania w Twojej firmie.
Działaj i realizuj cele.
Ten etap jest bardzo trudny do osiągnięcia. Może być też tak, że wcale nie będziesz chcieć do niego dojść. Osoba, której wcześniej tylko delegowałeś zadania, zaczyna podejmować samodzielne decyzje w Twojej firmie i staje się Twoim wspólnikiem w biznesie. Realizuje projekty od A do Z, deleguje zadania, szuka osób do współpracy itp.
Wskazówka: Przygotuj plik ze swoimi preferencjami, na temat tego, jakie masz wypracowane metody i sposoby pracy, jaki jest Twój ulubiony font, pora na spotkania, szablon graficzny itp.
Delegowanie zadań – zastosuj w praktyce
W pierwszych 2-3 tygodniach oddeleguj kilka prostych zadań, które są już po analizie metodą S.M.A.R.T.E.R. W tym momencie przechodzisz przez pierwszy etap delegowania. Po wykonaniu zadań koniecznie zrób podsumowanie, z osobą/ osobami, które je wykonywały.
Następnie zleć kilka prostych, ale mniej szczegółowo opisanych zadań. Jesteś na drugim etapie delegowania. W kolejnych miesiącach stopniowo wprowadzaj kolejne z nich. Sam zauważysz, kiedy osoba, której delegujesz, będzie w stanie przejść na kolejny poziom. Najważniejsze jest to, abyś dał jej czas na wdrożenie, robił z nią regularne podsumowania, żeby eliminować ewentualne błędy i budować zaufanie.
Wskazówka: Na początku NIE deleguj:
- zadań skomplikowanych np. stworzenia kursu online od A do Z,
- odpowiadania na maile,
- zadań priorytetowych np. research „na wczoraj”,
- zadań strategicznych dla rozwoju Twojego biznesu,
- delegowania innym osobom.
Czy choć trochę przekonałam Cię do tego, aby w końcu zacząć delegować? Zakładam, że tak, bo korzyści, jakie płyną z delegowania, mówią same za siebie. Nie chcę pisać, że nie ma też minusów, ale zostaw je dla tych, którzy nie są otwarci na zmiany. A przypominam Ci, że to, co jest pewne w życiu to właśnie zmiana. Bądź na nią lepiej przygotowany.
Udanego i dużo zdrowia! Pozdrawiam Monika Litwin
