Od chaosu do pełnej produktywności

Gdyby ktoś zapytał mnie dawniej jaka jest definicja chaosu, to zwyczajnie wskazałbym palcem na siebie… ale to było dawno i już zdążyłem naprawić swoje błędy.

Przez ponad połowę mojego życia organizacja osobista leżała po całej linii skutecznie utrudniając codzienne funkcjonowanie. Spóźnianie się na zajęcia szkolne, zapominanie o sprawdzianach i zadaniach. Szukanie rzeczy osobistych przed wyjściem z domu, czy zapomnienie portfela podczas wyjścia do pubu. W późniejszym czasie- niespełnione obietnice zawodowe, bałagan w terminarzu, ciągły brak czasu na cokolwiek. Zbyt długie wyjazdy na sesje plenerowe nie współmierne z zarobkami. Dzieci mówiące tato do sąsiada, natłok pracy który lawinowo zasypywał mnie niczym sterta śniegu. Z dnia na dzień było tego coraz więcej, aż w końcu zasypało mnie na dobre, bo doba była zwyczajnie za krótka by to wszystko zrobić. Brzmi znajomo? Jeśli tak to chcę zachęcić Cię do dalszej lektury, jeśli jednak jesteś mistrzem własnej produktywności to może znajdziesz tutaj coś o czym nie wiedziałeś.

Pewnego dnia natłok obowiązków tak mocno mnie przygniótł, że byłem w kompletnej dziurze- powiedzmy takiej rozmiarów krateru po uderzeniu komety. Tego samego dnia utwierdziłem się w przekonaniu, że przypadki nie istnieją. Szczęśliwym trafem natknąłem się na pewnego człowieka, który zmienił moje życie. Wskazał mi drogę jaką muszę dążyć, żeby zacząć w końcu ogarnąć rzeczywistość.

„Znać właściwą drogę, a iść właściwą drogą to dwie różne rzeczy”.

Przez pół roku studiowałem książka za książką, podcast za podcastem, aby stworzyć swój system produktywności. Z mojego doświadczenia wiem, że każdy z nas jest inny i posiada zupełnie odmienne talenty oraz wartości którymi się kieruje. Dlatego nie istnieje jeden złoty środek na poradzenie sobie z „robieniem rzeczy”. Jednak istnieje wiele narzędzi, które każdy z nas może wykorzystać. Chcę Ci pokazać w jaki sposób ja ogarnąłem swój chaos i jakich narzędzi używam, aby mój mózg był kreatywny i nie zajmował się informacjami. Abym miał czas na pasję i rodzinę oraz co również ważne, aby sprawy w pracy posuwały się ciągle na przód. A jak dobrze wiemy, prowadzenie własnej działalności jest piekielnie trudnym wyzwaniem.  Bo mamy nad sobą najgorszego szefa w świecie- siebie samego.

W tym wpisie pokaże Wam jak radzę sobie z trudnościami dnia codziennego, a w późniejszym czasie będę praktykował dodawanie wpisów omawiających każde narzędzie. 

Plan 24

Pierwszą najważniejszą rzeczą jest uświadomienie sobie jednej bezwzględnej prawdy- możemy być biedni i bogaci, ale wszyscy mamy tyle samo godzin w ciągu doby: nie mniej nie więcej tylko dwadzieścia cztery godziny. Od nas samych zależy w jaki sposób je wykorzystamy. Przesiedzimy pół dnia oglądając netflixa? Proszę bardzo! Spędzimy czas na rozwoju osobistym? Czemu nie? Pod warunkiem, że robimy to kiedy faktycznie mamy czas. Z autopsji wiemy, że to towar deficytowy bardziej niż papier toaletowy w polskich dyskontach podczas epidemii. Czasu brakuje nam zawsze, ponieważ nie PLANUJEMY. Nie ma tu żadnej magii prawda?

Brak planowania to planowanie porażki

Czas dosłownie przecieka nam przez palce i nie umiemy tego powstrzymać. Dodatkowo sytuacja ta frustruje nas tak bardzo, że sami wpadamy w pułapki mechanizmu zwanego umysłem. Zamiast posuwać nasze „rzeczy” do przodu, świadomie odkładamy je na później, wybierając drobne przyjemności lub próbujemy „multitaskingu”.

Porzuć wszelką nadzieję. Nasz mózg to narzędzie wspaniałe, ale jednozadaniowe. Musimy skupiać się na jednej konkretnej rzeczy. 

INBOX

Pierwszą i chyba najważniejszą rzeczą, którą zmieniłem w swoim życiu po przeczytaniu książki Getting Things Done, autorstwa Davida Alena była organizacja i porządek w swoich INBOXACH- jest to miejsce do którego spływają wszystkie nasze informacje, to też miejsce w którym je archiwizujemy. Uwierz mi, takich miejsc w naszym życiu jest mnóstwo: mail, facebook, fizyczna skrzynka pocztowa, biurko, szafka. Można się pogubić. Sprawiłem, aby tych inboxów było możliwie jak najmniej. Na start- porządek w starych dokumentach pochowanych w szafkach i na biurku, lista setek maili, wiadomości na FB (ile tego było do wyrzucenia). Następnie wybranie głównego kanału komunikacji, zdecydowałem się na e-mail. Wszystkie zapytania wpadające na FB czy INSTAGRAM kieruje na maila i to właśnie na tym kanale komunikacji proszę o wiadomości.

Maila sprawdzam trzy razy dziennie od godziny 12:00, w tym czasie dążę do tego, aby skrzynka odbiorcza po mojej wizycie wskazywała zero. Najważniejsza lekcja jaką wyniosłem z GTD to zasada dwóch minut. Jeżeli coś zajmuje nam mniej niż dwie minuty: DO IT (jedyny minus- moja żona wykorzystuje to kiedy trzeba pozmywać naczynia). Jeżeli odpisanie na maila zajmuje mniej niż dwie minuty robię to od razu, a zajmuje, ponieważ przygotowałem sobie 15 różnych scenariuszy odpowiedzi na każdą okazję.  Po odpisaniu taki mail trafia do archiwum. Wiadomości, którymi muszę zająć się później trafiają do folderu „na później” oraz do mojego centrum dowodzenia w aplikacji Nozbe, która przypomni mi o mailu w wyznaczonym przeze mnie terminie.

GTD ma bardzo prosty system bazujący na naturalnej dedukcji, a wygląda on tak:

W skrócie- każda myśl/wiadomość, czyli „rzecz”, która wpada nam do głowy powinna zostać z niej od razu wyrzucona do systemu przechowywania
danych. Później, jeżeli jest to więcej niż jedna czynność, powinniśmy zmienić to w projekt. Czy tego chcemy czy nie, całe swoje życie jesteśmy project managerami. Jeżeli jedna rzecz wymaga więcej czynności niż jedno krótkie zdanie to staje się<br>projektem. To tutaj dzieje się cała magia- pokażę to na przykładzie pisania posta. Wpada mi do głowy myśl- napiszę post o produktywności. Z tą myślą o ile nie ucieknie mi za pięć minut z głowy co jest prawdopodobne, będę chodził i rozmyślał co tu zrobić. Kiedy zapisze ją w swoim głównym inboxie, ja wybrałem apkę NOZBE (pełen opis NOZBE w kolejnym wpisie) rozbijam ją na małe kroczki, czyli zadania:

• napisać tekst,
• zrobić analizę,
• znaleźć grafiki
• sprawdzić pisownię
• przygotować linki zewnętrzne

Niby banalne, ale uwierz mi popchnięcie najmniejszej i najprostszej cząstki projektu uruchamia lawinę działań i sprawia, że „rzeczy” które zalegają nam na liście nagle posuwają się do przodu. Przez cały dzień wszystkie, dosłownie wszystkie myśli zapisuje sobie w Skrzynce spraw w Nozbe i wieczorem poświęcam dziesięć minut, aby przyporządkować je do swoich projektów.

Zastosowanie się do GTD było kamieniem milowym w moim życiu. Jednak metoda okazała się niewystarczalna dla pełnej produktywności. 

Plan Tygodnia

Następna i najważniejsza w moim życiu zmiana to plan tygodnia, nad którym moja żona na początku bardzo ubolewała. Jednak szybko zmieniła zdanie. Ustaliłem godzinę o której wstaję, a robię to o szóstej rano (tak praktykuję to z wyboru), kładę się o 23 dzięki czemu śpię siedem godzin, co okazało się idealne dla mojego organizmu. Sen jest ważny! To nie marnowanie czasu, to czas regeneracji. Poranek to również ważny czas w naszym życiu. Jest to chwila, którą poświęcam dla siebie: rozwijam swoje zdolności, czytam ciekawostki czy medytuję. Wszystko w myśl Fenomenu Poranka, autorstwa Hala Elroda.

Mój dzień wygląda tak:

Znajomi, którym pokazuję mój plan myślą, że jestem chory psychicznie. Jednakże dzięki temu wszystkiemu, mój mózg nie musi skupiać się na informacjach. Umysł to piękne narzędzie, ale nie zna czasoprzestrzeni- o tym, że miałem coś zrobić zapewne przypomni sześć godzin po fakcie. Często słyszę zarzut, ale gdzie tu miejsce na spontaniczność? A ja na to pytam: kiedy ostatni raz byłeś z żoną na randce? Ja jestem co tydzień, a co w tym czasie będziemy robić, to już prawdziwy spontan. To samo tyczy się tych, co to zaczną trenować od jutra. Jutro nie nadejdzie, jeśli go nie zaplanujesz. To bardzo ważna lekcja, dzięki której okazało się, że nagle mam nadmiar czasu, którego od zawsze było brak. To tak samo jak z budżetem domowym, w budżecie mówimy swoim pieniądzom dokąd mają iść. W przypadku planu tygodnia mówimy swoim godzinom, gdzie ich miejsce.

Do planowania używam kalendarza google, ponieważ okazał się dla mnie najbardziej zintegrowany z moim środowiskiem. Wszystkie zadania oznaczone konkretną datą w Nozbe same dodają się do kalendarza. Jedna ważna rzecz na koniec, kalendarz służy tylko to pilnowania terminów, nie zostawiajmy w nim żadnych innych rzeczy.

The One Thing

Kiedy pracuję to traktuje to śmiertelnie poważnie i świat nie ma prawa mi przeszkadzać. Wiadomo, świat ma w nosie nasze plany. Ale ja staram się mieć w nosie świat, o ile sytuacja nie jest bardzo pilna to nie rozpraszam się w pracy. Telefon ma wyłączone wszelkie powiadomienia, a ja skupiam się na najważniejszym zadaniu, które ustaliłem sobie przed snem dnia poprzedniego. Przeznaczam na nie czas od 8:00 do 12:00. To moment w którym 100% uwagi poświęcam na jedno zadanie np. Obróbka zdjęć czy pisanie posta jak ten.<br>Wszystko zależy od moich priorytetów. One Thinks to właśnie skupienie się na najważniejszym zadaniu, które prowadzi nas do naszego celu głównego. Następnie tj. od południa poświęcam czas na sprawy bieżące. To też pierwszy raz, kiedy sprawdzam mail, potem robię to jeszcze dwa razy co trzy godziny (plus minus). Kiedy trzeba zamawiam albumy lub rozmawiam z klientami, sprawdzam FB, Insta itp.

Najważniejsze są priorytety o których zapominamy. 

Cele i priorytety

Pewien wykładowca postawił przed studentami szklankę, po czym wsypał do niej duże kamienie, następnie małe, a na końcu poprosił studentów by wypełnili ją piaskiem, po czym zapytał ich, dlaczego zrobił to w tej kolejności, a nie odwrotnie? Ponieważ, kiedy wsypaliby piasek w pierwszej kolejności to nie starczyłoby miejsca na kamienie.

Od tego powinienem zacząć cały wpis, ale zrobiłem to celowo, żeby oswoić Cię z myślą o samej organizacji czasu. 

Powyższa anegdota to metafora naszego życia codziennego. Szklanka to my sami, a piasek i kamienie to nasze zadania.

Jeśli nie wsadzimy do szklanki kamieni, czyli naszych priorytetów, to wszyscy będą wsypywać nam do szklanki piasek. Uwierz mi na słowo, do znajdowania nam zadań stoi kolejka chętnych. To my sami musimy decydować o swoich działaniach. Greg McKewon w swojej książce pod cudownym tytułem „esencjalista” mówi nam o tych sytuacjach. Musimy stać się esencjalistą. Wiążę się to z asertywnością i wysoką samoświadomością. Mamy 24h, więc jeżeli coś nie jest najważniejsze, to odkładamy to na później. Trudno, ktoś zaczeka za naszą reakcją. Ktoś będzie na Ciebie naciskał? Nie daj się, to ty jesteś sternikiem swojego statku i obierasz kurs. Jeżeli wyspa tego ktosia jest w planach podróży jutro to nie bój się go o tym poinformować lub deleguj kogoś do tego zadania. Naprawdę nie wiem, dlaczego tak bardzo boimy się powierzać zadania innym. Na tym polega każda gra zespołowa. Błąd związany z moimi kamenami robiłem często na sesjach wyjazdowych. Pozwoliłem się ludziom spóźniać, przedłużać czas ich trwania, a do domu wracałem zmęczony po 21. Nigdy więcej!
Od teraz ustalam zasady z góry, oczywiście nadal zachowuje totalnie pozytywne relacje z moimi klientami, ale sprawy stawiam jasno. Jeżeli muszę wrócić do domu o godzinie 16:00 to każde spóźnienie na sesję skraca jej czas. To właśnie czas jest najdroższą rzeczą na świecie i często o tym zapominamy.

Wyznaczyłem sobie życiowe cele i postanowienia, ale wiesz- nie takie jak 99% ludzi na sylwestra, za dwa dni zapominają co to chcieli zmienić. Nie da się zmienić w życiu pięciu rzeczy na raz. Trzeba to robić powoli. W myśl przysłowia

Jak zjeść słonia? Po kawałku

Jak i wyżej analogicznie, metoda małych kroczków. Ja wyznaczam sobie jeden główny cel kwartalnie i regularnie co tydzień sprawdzam, czy projekty oraz zadania, które wykonuje przybliżają mnie do tego celu. Czemu co tydzień? Ponieważ raz w tygodniu robię tzw. spotkanie ze samym sobą. Odpalam Nozbe i sprawdzam wszystkie projekty, krok po kroku. Przypisuję sobie zadania na następny tydzień. To samo robię co wieczór tylko w wersji bardzo okrojonej, wybieram najważniejsze zadania na następny dzień z wcześniej zaplanowanych tygodniowych. Nawet takie pierdoły: jak pojechać kupić karmę dla psa, a dzięki nozbe, mogę od razu przefiltrować wszystkie zadania, które związane są z wyjazdem na miasto. Dzięki czemu mogę załatwić kilka spraw naraz. Kiedy to zrobię mogę spokojnie zasnąć nie martwiąc się co przyniesie mi jutrzejszy dzień. Najważniejsza jest systematyczność tej praktyki, ponieważ regularność przyspiesza nam zadanie. Ponadto prowadzę dziennik niczym Ben Franklin czy Marek Aureliusz, co wieczór podsumowuje swój dzień. Dlaczego? Dlatego, że papier nie kłamie. Mogę sprawdzać, czy uczę się na swoich błędach. To kolejna ważna lekcja, którą często pomijamy- wyciągnie wniosków z porażek.

Pamiętaj o sobie

Na koniec nie chciałbym, abyś zrozumiał mnie teraz źle, nie jestem egoistą. Jednakże uważam, że w naszym życiu najważniejsi jesteśmy my sami. Wyobraź sobie, że życie to film, a Ty grasz główną rolę. Reszta to aktorzy drugoplanowi. Dlatego nie zapominaj o sobie. Najgorzej kiedy ktoś zatraci swój czas na ciągłym zajmowaniu się sprawami innych osób, a siebie zostawi na sam koniec. Zdrowy umysł i ciało to podstawa sukcesu życiowego. Reszta to konsumpcjonizm. Rozwijajmy się, ponieważ w życiu zawsze jest coś, czego można się nauczyć.

Jeżeli masz ochotę poznać moją pracę to zerknij na moje portfolio i Instagram. Jak masz jakiekolwiek pytania to pisz śmiało w komentarzu poniżej i daj mi znać czy mam rozwijać ten wątek opisując szczegółowo różne narzędzia takie jak Nozbe?

Kilka pozycji książkowych, które mogą Ci się przydać:

Getting Things Done- David Allen
Obudź w sobie olbrzyma- Tony Robbins
Esencjalista- Greg McKewon
Fenomen poranka- Hal Elrod
The ONE Thing- Gary Keller
7 nawyków skutecznego działania- Stephen Covey