System zarządzania informacjami o parach

Dość niespodziewanie nastał dla nas, przedsiębiorców, trudny i niepewny czas. I choć jest to stan tymczasowy, z pewnością odciśnie on piętno na naszych działalnościach. Już wcześniej przecież mówiło się, że nas, fotografów ślubnych, jest zbyt wielu. Więcej niż rynek faktycznie potrzebuje. To właśnie z tego powodu nie wszyscy z nas mogli zajmować się wyłącznie fotografią ślubną. W przyszłości pewnie będzie z tym jeszcze trudniej, bo ludzie — mając na głowie własne problemy (często związane z pracą) — jeszcze rzadziej będą myśleli o własnym ślubie.

Straszliwie się więc zżymam na te wszystkie pojawiające się ostatnio porady, mówiące o tym, że ten dany nam czas powinniśmy przeznaczyć na odpoczynek i nadrobienie netflixowych zaległości. Uważam bowiem, że gdy „będzie już po wszystkim”, może nam być trudniej utrzymać się na rynku, nie wspominając o tych, którzy dopiero będą chcieli na nim „zaistnieć”. Dlatego chciałbym zaproponować Wam, żeby ten czas poświęcić na coś innego niż Netflixa.

Gdy opowiadałem o własnym „systemie zarządzania informacjami o parach” na swoich warsztatach czy podczas Boring Reunion, wśród komentarzy, które do mnie docierały, jedna rzecz zawsze się powtarzała: „gdybym tylko miał czas na takie rzeczy, to rzeczywiście sporo by mi ułatwiło”. Brak czasu jest zresztą najczęstszym argumentem na naszą bierność w różnych obszarach życia codziennego. Tyle, że teraz ten argument przestał mieć zastosowanie. Zakładam, że wszyscy mają już oddane materiały z ubiegłego roku (a jeśli nie, to — proszę — nie przyznawajcie się), a tegoroczny sezon — jak wszystko na to wskazuje — zacznie się później niż zakładaliśmy. Innymi słowy; dostaliśmy czas wolny, którego zawsze nam brakowało. Dla tych z Was, którzy chcieliby wykorzystać go pożytecznie, mam pewną propozycję.

Jako wielbiciel porządku w wielu materiach swojego życia, zawsze marzyła mi się jakaś aplikacja, która pozwalała zarządzać zleceniami w taki sposób, żeby wszystkie informacje były zawsze w jednym miejscu. Oczywiście, takie rozwiązania istnieją (najczęściej webowe) i choć w Polsce korzysta z nich niewiele osób, wielu zagranicznych fotografów bardzo sobie chwali niektóre z nich. Sam sprawdziłem kilka i nawet abstrahując od faktu, że z perspektywy naszych, polskich zarobków, większość z nich kosztowała małą fortunę, to zawsze czegoś mi brakowało. Zawsze coś było nie tak, jak bym sobie tego życzył.

Uznałem więc, że jedynym sposobem jest stworzenie takiego narzędzia samodzielnie. Programista ze mnie prawie żaden, więc napisanie aplikacji nie wchodziło w grę. Miałem jednak inny pomysł — chciałem wykorzystać do tego celu narzędzie do budowy baz danych.

I wiem, że już teraz prawdopodobnie odstraszyłem część z Was. „Narzędzie do budowy baz danych” brzmi odpychająco, przyznaję. Ale zostańcie ze mną jeszcze chwilę, obiecuję, że będzie warto.

Rzecz bowiem w tym, że na przestrzeni ostatnich lat pojawiły się tego typu narzędzia, które są nie tylko proste, ale i bardzo przyjazne w obsłudze, mimo że nadal mają potężne możliwości. Należą do nich m.in. Coda, Notion czy Airtable. Ja zdecydowałem się na ten ostatni, choć w dużej mierze była to kwestia gustu, bo możliwości oferowane przez alternatywne rozwiązania są bardzo zbliżone.

U siebie całą bazę mam podzieloną na kilka kategorii (a właściwie tabel), z których najważniejsze to: zapytania, pary, wyliczenia i opłacalność. Chciałbym już w tym miejscu pokazać Wam na co takie narzędzie pozwala, zaczynając od zapytań od par. Tak wygląda fragment mojej bazy zapytań w najbrzydszej, najmniej przyswajalnej formie, która dodatkowo do bólu przypomina arkusz z Excela (pamiętacie, jak prosiłem, żebyście zostali ze mną, bo potem zrobi się ciekawiej? To jeszcze nie ten moment):

To tylko dlatego, że wybrany widok wyświetla wszystkie zapytania, łącznie ze wszystkimi informacjami, jakie każde z nich zawiera (lub jakie zostały obliczone przez samo narzędzie, ale o tym później). Zwykle nie potrzebuję widzieć tylu informacji jednocześnie, więc korzystam z innych widoków, które filtrują tę zawartość — tym się właśnie różnią bazy danych od arkuszy kalkulacyjnych; pozwalają na łatwe filtrowanie zawartości na podstawie wybranych parametrów i zapamiętywanie ich w formie łatwo dostępnych widoków, pomiędzy którymi można się przełączać.

O jakich widokach tu mowa? W moim przypadku jest to chociażby ten nazwany „wymagające finalizacji”, który wyświetla wyłącznie te pary, które potwierdziły chęć współpracy, ale jeszcze nie formalnie; tj. w mailu pojawiło się „tak, jesteśmy zdecydowani na 100%”, ale umowa nie jest jeszcze podpisana, a zadatek niewpłacony.

Robi się więc z tego swoista lista zadań, pokazująca z kim powinienem umówić się na spotkanie, rozmowę na Skype czy po prostu przesłać skan umowy do podpisania jej zdalnie.

Inne widoki to np. „ostatni miesiąc”, który pozwala mi monitorować ilość zapytań każdego miesiąca (łącznie z porównywaniem konkretnych miesięcy rok do roku, żeby np. sprawdzić czy 10 zapytań w lutym to więcej niż dostawałem w tym miesiącu w poprzednich latach), żeby wiedzieć czy moje — nazwijmy to — działania marketingowe przynoszą jakiś efekt.

Mam też widok „oczekujące na nową ofertę”, w którym widzę wszystkie pary, które zapytały o ślub z większym wyprzedzeniem niż to, na jakie jestem gotowy (to temat na zupełnie inny artykuł). To jednak nie wszystko; przechowywanie tych danych w tabeli „zapytania” pozwala mi także na sprawdzenie np. jaki procent par odzywa się przez mail, jaki przez Facebooka, a ile używa do tego Instagramu (oraz jak to zmienia się przez lata). Albo jaki procent zapytań kończy się podpisanymi umowami. Albo jak często pojawią się zapytania o już zajęty termin. Albo jakie jest średnie wyprzedzenie, z jakim pary pytają o wolny termin (dla ciekawych: 401 dni, gdzie największe to 920 dni, a najmniejsze — 15).

No i niby fajnie, ale kto miałby czas, żeby każdorazowo wprowadzać te informacje do jakiejś bazy, prawda? Tyle, że …one wpisują się tam automatycznie. (Widzicie? Mówiłem, że jednak będzie ciekawie).

Airtable pozwala bowiem na stworzenie formularza (np. kontaktowego), który można osadzić na swojej stronie internetowej, z którego dane nie tylko będą wysyłane na adres mailowy, jak w przypadku wszystkich innych formularzy, ale także automatycznie zapisane w tabeli, do której są przypisane.

Oznacza to, że ogromna większość pracy zostaje wykonana za mnie. Już bowiem w momencie wysłania przez parę formularza mam w swojej bazie ich imiona, datę i miejsce ślubu, adres e-mail do nich, podstawowe informacje o nich, a także to czy rozważają sesję i to, komu powinienem podziękować za polecenie. Ale to nie koniec; w Airtable stworzyłem sobie kilka pól, które wypełniają się automatycznie. Wśród nich są: data otrzymania zapytania, ile dni minęło od mojej odpowiedzi (o tym za moment) oraz z jakim wyprzedzeniem zapytali (tj. ile dni pozostało do ich ślubu). Ponadto, na podstawie daty otrzymania zapytania, Airtable przypisuje je do konkretnego miesiąca (to do moich statystyk, o których wspominałem wcześniej), a na podstawie daty ślubu automatycznie przypisuje zapytanie do konkretnego sezonu. Mi pozostaje więc wyłącznie wpisać datę wysłania oferty (bo na tej podstawie obliczane są dni, jakie minęły od tego czasu, dzięki czemu mogę sobie stworzyć widok wszystkich par, które dostały ofertę więcej niż np. 14 dni temu i do dziś się nie odezwały) oraz status zapytania (tu stworzyłem sobie takie opcje jak oferta wysłana, w trakcie rozmów, odmówione, termin zajęty, w oczekiwaniu na nową ofertę, wymagające finalizacji i kilka innych, dzięki czemu mogę później łatwo filtrować i grupować zapytania po tym statusie właśnie).

Tabela pary, czyli ta zbierająca informacje o „już moich parach”, jest jeszcze ciekawsza, choć trochę bardziej skomplikowana, choćby przez ilość danych, jakie zawiera. Te, rzecz jasna, wpisuję już ręcznie, ale przez lata używania takiego systemu (zacząłem przed sezonem 2017) wielokrotnie przekonałem się, że te kilka czy nawet kilkanaście minut poświęcone każdej parze po spotkaniu, po korespondencji mailowej czy rozmowie telefonicznej, bardzo procentuje na dalszych etapach współpracy.

Zatem; co w tabeli? Na początku kilka rzeczy, które po prostu odznaczam jako wykonane:

• czy jesteśmy już po spotkaniu?
• czy mamy podpisaną umowę?
• czy zadatek jest wpłacony?
• czy otrzymali ode mnie podpowiedzi?

Następna kolumna to po prostu przerwa, żeby wizualnie oddzielić rzeczy, które odbywają się przed ślubem od tych po nim, a dalej:

• czy dostali link do swoich zdjęć?
• czy otrzymali odbitki?
• czy chcieli albumy?
• i jeśli tak, to czy już je dostali?

Powyższy zrzut nie jest całkiem aktualny (pochodzi z artykułu, w którym opisywałem to narzędzie na swojej stronie), ale przez fakt, że nie wszystko jest w nim oznaczone na zielono, lepiej obrazuje jak to faktycznie wygląda w trakcie sezonu.

Mając te dane, bez trudu mogę przefiltrować tabelę w taki sposób, żeby wyświetliła mi np. te pary, które zobaczyły już swoje zdjęcia w wersji elektronicznej, ale jeszcze nie otrzymały wydruków na papierze, albo te, które chciały albumy, ale nadal ich nie mają.

W dalszych kolumnach tej samej tabeli zaznaczam sobie czy zażyczyli sobie drugiego fotografa (a jeśli tak, to kogo wybrałem na to stanowisko na dany dzień), czy mam ich zgodę na publikację zdjęć, czy zdecydowali się na Instaxy, jaki podałem im termin realizacji, wpisuję datę podpisania umowy oraz uzupełniam pole „notatki”.

Podobnie jak w przypadku tabeli zapytania, tak i tu pewne rzeczy obliczane są automatycznie. Np. pole z ilością dni pozostałych do ślubu (które może być wykorzystane w widoku „pokaż mi wszystkie pary, których ślub odbędzie się za mniej niż 15 dni”, żeby do nich zadzwonić czy napisać mail) to prosta formuła, która od daty ślubu odejmuje datę dzisiejszą. Na podobnej zasadzie działa pole deadline, które do daty ślubu dodaje wartość wpisaną w pole czas realizacji. A że Airtable wspiera także widok kalendarza, można te deadline’y zwizualizować także w takiej formie:

To jednak nie wszystko; tabela pary również ma u mnie swój własny formularz, który wysyłam parom na kilka tygodni przed ślubem. Wpisują oni do niego adresy miejsc przygotowań, adres miejsca ślubu, adres wesela oraz plan dnia, jeśli coś takiego mają. I — podobnie jak wcześniej — dane te automatycznie zapisują się w bazie. Moim zadaniem jest potem poświecić kilka minut na wprowadzenie tych adresów w Google Maps i zapisanie ich w osobnych polach w formie bezpośrednich linków. Po co to robię? Otóż, stworzyłem sobie widok „w dniu”, który wyświetla mi tylko ślub, którego data wypada dziś lub jutro i pokazuje tylko pola z adresami.

Po co? Bo włączając ten widok w aplikacji w telefonie, każdy wcześniej dodany link sprawia, że jednym tapnięciem w ekran uruchamiam aplikację Google Maps z poprawnym adresem docelowym.

Jest to nieoceniona pomoc, zwłaszcza w przypadku ślubów, które fotografuje się w miastach, których się nie zna.

Wspominałem również o tabeli wyliczenia, w której — jak nietrudno się domyślić — mam wszystkie dane związane z finansami. Są tam wszystkie moje koszty — od pierwszego spotkania na kawę z parą, przez koszty dojazdu i noclegu aż po kwoty, jakie zapłaciłem za wydruk odbitek czy albumów — oraz, oczywiście, każdy przychód; zadatek, wpłata po otrzymaniu zdjęć, kolejne wpłaty za albumy czy dodatkowe odbitki itp. (Tu także wpisuję decyzje par w kwestii wielkości/ilości albumów, kolorów okładek, tłoczeń na nich itp.).

Mając te wszystkie informacje bez problemu mogę obliczyć faktyczny zysk każdego z przyjętych ślubów, ale nie tylko. Bardziej ciekawi mnie bowiem analiza zysków na produktach dodatkowych; odbitkach, albumach czy dużych wydrukach. Wynik tej analizy ułatwia podejmowanie decyzji dotyczących tego, na czym powinienem się skupiać czy czemu poświęcać więcej uwagi.

Ci z Was, którzy śledzą moją stronę, wiedzą pewnie, że od lat monitoruję czas, jaki spędzam na pracy (to również temat na oddzielny artykuł). I właśnie od tego jest ostatnia tabela, o której chciałbym dziś wspomnieć — opłacalność. Bo skoro mam obliczony zysk każdego ze ślubów oraz wiem ile dokładnie czasu poświęciłem na każdy z nich, to w łatwy sposób mogę obliczyć swoją „średnią stawkę godzinową” i zobaczyć, które śluby były poniżej tej wartości oraz zastanowić się dlaczego. W przeszłości właśnie to pozwoliło mi zobaczyć, że koszt sesji przed– czy poślubnej w mojej ofercie był zdecydowanie za niski. Parom, które się na nie decydowały poświęcałem znacznie więcej czasu, mając z tego — stosunkowo — niewielki zysk. Wychodziło mi bowiem, że każde trzy sesje kosztowały mnie tyle samo czasu co ślub, a przynosiły niespełna połowę pieniędzy. Z finansowego punktu widzenia, znacznie bardziej opłacało mi się przyjąć kolejny ślub niż godzić się na sesje w takiej cenie. Nie wiedziałbym tego, gdyby nie moja tabela opłacalność właśnie.

I między innymi po to stworzyłem sobie cały ten system. Świadomość, że wszystkie ważne informacje mam w jednym miejscu i w razie czego nie będę musiał przeszukiwać maila/messengera/instagramu/wiadomości tekstowych daje mi dużo spokoju i — nie wstydzę się tego tak nazwać — poprawia jakość mojej pracy. Zresztą, nie tylko z mojej perspektywy. Wiecie jak reagują pary, do których przyjeżdżam w dniu ślubu, niekiedy półtora roku po spotkaniu i pamiętam jak wabi się ich pies? Oczywiście, nie pamiętam tego, ale wpisałem to sobie w notatkach po spotkaniu i — razem ze wszystkimi innymi informacjami — odświeżyłem sobie dzień wcześniej. Podobnie rzecz ma się z np. albumami; „pamiętam, że podczas spotkania podobał się Wam ten większy album z matowymi stronami” piszę im czasem w mailu, a oni czują, że ja faktycznie zaangażowałem się w ich zlecenie.

Jak widzicie, korzyści ze stworzenia sobie takiego systemu jest wiele, a koszt praktycznie żaden (bez problemu można używać Airtable w bezpłatnej wersji, która przechowuje do 1200 rekordów w każej bazie), nie licząc czasu, jaki należy poświęcić temu na początku. I, owszem, nie twierdzę, że można zrobić to wszystko w godzinę czy dwie, ale jeden lub dwa wieczory już powinny wystarczyć, a potem można to sobie modyfikować na bieżąco.

I być może to, co przedstawiłem powyżej, nie przełoży się bezpośrednio na to, jak Wasza działalność uplasuje się na rynku, gdy już wszystko wróci do normy. Ale usprawnienie jej funkcjonowania sprawi, że sami będziecie mieli więcej czasu i więcej możliwości na realizację swoich własnych, już bardziej kreatywnych pomysłów, dzięki którym traficie do „swojego klienta”, czego bardzo Wam życzę.

(Użyte w tekście linki do wspomnianych serwisów to linki polecające — jeśli ktoś z Was zarejestruje się za ich pośrednictwem i ja w jakiś sposób na tym skorzystam.)